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Vous avez parfois l’impression de courir toute la journée sans vraiment avancer ? Les urgences s’accumulent, les nouvelles demandes arrivent avant même que les précédentes soient terminées, et vos projets prennent du retard malgré tous vos efforts ?

Le problème n’est peut-être pas votre manque d’organisation, ni même votre vitesse d’exécution. Il se pourrait que vous essayiez simplement de faire trop de choses en même temps.

Dans cet épisode de Process Advantage, je retrouve Julien pour parler de gestion du travail, de priorisation et de Kanban, avec une question au cœur de notre échange : comment reprendre le contrôle de son travail sans devoir travailler toujours plus ?

Ensemble, nous explorons les mécanismes qui nous enferment dans l’urgence permanente et les leviers concrets pour en sortir. Car derrière un tableau Kanban et quelques post-it se cache une véritable manière de penser le travail : rendre visible ce qui est invisible, limiter ce que l’on commence, terminer ce qui compte et apprendre à prendre de meilleures décisions collectivement.

Au fil de la conversation, nous abordons notamment :

• Pourquoi nous avons tant de mal à gérer les urgences : distinguer ce qui doit réellement interrompre le travail de ce qui peut attendre, et comprendre le coût caché des interruptions.
• Comment Kanban va bien au-delà d’un tableau de post-it : les six pratiques, la visualisation du travail, les limites du travail en cours, les mesures et l’amélioration continue.
• Pourquoi faire moins de choses en même temps permet d’en terminer davantage : les effets du multitâche, de la surcharge et des interruptions sur notre capacité à délivrer de la valeur.
• Comment identifier les véritables blocages : pourquoi ajouter des ressources ne suffit pas toujours, et comment repérer les goulets d’étranglement qui ralentissent tout le système.
• Pourquoi un taux d’occupation de 100 % est rarement un objectif pertinent : le lien entre charge, files d’attente, imprévus et délais de livraison.
• Comment dire non sans détériorer la relation : rendre sa charge de travail visible, négocier les priorités et responsabiliser aussi les personnes qui formulent les demandes.
• Pourquoi les délais sont souvent plus utiles que la charge pour planifier : comprendre la différence entre le temps réellement passé à travailler et le temps nécessaire pour obtenir un résultat.
• Comment prioriser sans chercher la formule magique : les classes de service, les dates fixes et une approche simple pour ordonner les tâches et réajuster ses choix.
• Pourquoi l’IA rend le discernement encore plus important : lorsque produire devient plus facile, comment éviter de multiplier les initiatives sans valeur réelle ?
• Comment conduire un changement organisationnel durable : comprendre le système avant de le transformer, avancer par petits pas et expérimenter avec les personnes concernées.

Nous parlons aussi de charge mentale, de confiance, de coopération et de cette difficulté très humaine à refuser une demande, même lorsque l’on sait que dire oui risque de compromettre tout le reste.

Au-delà des outils et des méthodes, cet échange invite à changer de regard sur la productivité : la performance ne consiste pas à occuper chaque minute, mais à créer les conditions pour que le travail important puisse réellement aboutir.

Quelques idées à retenir et à tester dès demain :

• Rendez visible tout ce qui est actuellement en cours.
• Demandez-vous ce qui doit réellement être interrompu et ce qui peut attendre.
• Avant de commencer une nouvelle tâche, regardez ce qui peut être terminé.
• Lorsque quelqu’un vous demande une nouvelle priorité, posez la question : qu’est-ce que l’on met en pause pour faire de la place ?
• Cherchez le point où le travail attend plutôt que d’accélérer systématiquement ceux qui le réalisent.

Que vous soyez dirigeant, manager, entrepreneur, consultant ou praticien de Kanban, cet épisode vous donnera des pistes pour mieux gérer votre flux de travail, réduire la dispersion et retrouver une capacité d’action plus sereine.

Bonne écoute !

Séquençage de l'épisode :

• 00:00 : Pourquoi matérialiser son travail change la donne
• 00:38 : Présentation de l'épisode et d'Olivier My
• 02:12 : Les valeurs qui restent stables face aux imprévus
• 05:31 : Pourquoi écrire Libre comme l'eau ?
• 09:01 : Assumer son positionnement et trouver sa singularité professionnelle
• 13:22 : Kanban, une méthode de gestion du travail
• 15:21 : Rendre visible le travail invisible et réduire la charge mentale
• 17:52 : Au-delà du tableau : les six pratiques de Kanban
• 32:34 : Traiter les blocages plutôt qu'accélérer l'exécution
• 35:08 : Pourquoi un taux d'occupation de 100 % pose problème
• 39:28 : Valeur délivrée, délais et qualité du travail
• 40:25 : Pourquoi faire moins de choses en même temps permet d'aller plus vite
• 44:08 : Comprendre les urgences et leur impact sur le travail
• 45:17 : Urgence et importance : comprendre le coût du délai
• 47:40 : Quand une urgence justifie réellement une interruption
• 50:49 : Gérer les priorités sans interrompre systématiquement son travail
• 54:12 : Définir collectivement ce qui constitue une véritable urgence
• 55:18 : Quand les urgences ne sont finalement que des demandes standard
• 59:19 : Dire non, négocier et rendre sa charge de travail visible
• 01:02:30 : La responsabilité de celui qui formule une demande
• 01:05:21 : Comment permettre à quelqu'un de dire non
• 01:06:49 : Charge de travail et délais : deux notions différentes
• 01:10:29 : Pourquoi terminer avant de commencer davantage
• 01:11:10 : Reprendre le contrôle de son travail : les premières actions concrètes
• 01:15:15 : Idées, backlog et travail en cours : ne pas tout démarrer
• 01:18:39 : IA et productivité : quand produire plus crée aussi des déchets
• 01:23:14 : Les modèles de priorisation et leurs limites
• 01:24:17 : Classes de service, dates fixes et coût du délai
• 01:26:49 : Une méthode simple pour ordonner ses priorités
• 01:30:00 : Pourquoi prioriser compte davantage que tout planifier
• 01:32:37 : Faire un premier pas pour apprendre plutôt que multiplier les plans
• 01:36:00 : Adapter la précision de la planification au niveau d'incertitude
• 01:38:48 : Réunions, travail asynchrone et collaboration
• 01:41:06 : Comprendre le système avant de chercher à le changer
• 01:44:05 : Pourquoi un changement durable commence par la compréhension
• 01:46:16 : Limiter le travail en cours et favoriser la collaboration
• 01:48:13 : Deux actions simples pour mieux gérer les urgences
• 01:49:48 : Comment Olivier organise son quotidien
• 01:52:45 : W.A.T.E.R. : accueillir, analyser, tester, développer et renouveler
• 01:56:42 : Ce que l'on croit vrai et qui ne l'est pas forcément
• 01:58:58 : Notre valeur ne se résume pas à ce que nous faisons
• 02:00:47 : Où retrouver Olivier My ?
• 02:01:31 : Remerciements et conclusion